Nos partenaires et Ligne Bleue vous permettent de transmettre vos documents contractuels ou autres, scannés ou photographiés par mail.
Nous devons malheureusement constater que pour toutes sortes de raisons, certaines personnes nous transmettent des documents floutés, incomplets, peu lisibles ou sujets à interprétation, pensant en toute bonne foi qu’il appartiendra à la personne qui va devoir encoder ces données de les déchiffrer ou de passer outre à des imprécisions qu’elle devrait corriger. Pourquoi en toute bonne foi ? Souvent parce qu’elles ne disposent pas du matériel et / ou des compétences suffisantes pour envoyer correctement leurs documents. Malheureusement, si nous ne sommes pas responsables de cet état de fait, nous en subissons les conséquences.
Nous vous revenons dès lors dans cet article pour rappeler quelques pratiques adéquates et nous vous remercions par avance d’en prendre connaissance jusqu’au bout. Rappelons en effet qu’on évoque des documents contractuels et que dans votre intérêt, ils ne doivent prêter à aucune confusion. Notez également que l’acceptation par les institutions de documents scannés est une faveur faite aux clients afin de traiter rapidement leur dossier. Ce n’est pas une obligation légale !
Nous vous invitons donc à bien suivre les consignes suivantes :
– Imprimez toujours en bonne qualité et de préférence en couleur, surtout si vous comptez envoyer vos documents par mail.
– Complétez vos documents avec soin, en lettres capitales, au bic noir ou bleu. Vérifiez bien que toutes les mentions ont bien été complétées et toutes les cases nécessaires cochées. Par exemple, si un choix ‘oui / non’ vous est proposé pour un sujet qui semble ne pas vous concerner, cochez ‘non’ au lieu de ne rien mettre parce que vous estimez que cela ne vous concerne pas !
– Scannez vos documents en bonne qualité. Veillez à ce qu’ils soient bien droits !
– Vous pouvez photographier les documents mais uniquement les petits formats, comme les cartes d’identité, les cartes de banque, les vignettes de mutuelle, etc. Assurez-vous que la lisibilité soit exempte de doutes, flous, etc. Prenez toujours votre photo bien à la verticale et assurez-vous que tout le document soit dans le cadre, sans plus ! Les photos pour les formats A4 et assimilés pourront ne plus être acceptées.
– Vérifiez toujours votre document après scan ou photo et mettez-vous à la place de la personne qui va devoir le lire et qui ne vous connaît absolument pas !
– Envoyez-nous de préférence des documents en format PDF et toujours en pièces jointes (pas incluses dans le texte du mail !). À défaut, un format photo JPEG est accepté.
– Envoyez un scan par document de une ou plusieurs pages. Évitez de grouper différents documents dans un seul scan, car nous devrons les séparer. Évitez également d’envoyer une page par scan pour les documents en comportant plus d’une. Il nous faut alors réunir le tout en un seul document qui, trop souvent, devient très volumineux.
– Evitez les compressions ZIP ou RAR qui nous obligent à procéder à une décompression. Si votre fichier est trop volumineux, passez par We tranfer ou Swisstranfer (gratuits).
– À défaut d’une qualité suffisante, préférez l’envoi postal ou le dépôt dans notre boite aux lettres (Ligne Bleue – Avenue du Parc 8 – 5004 Bouge).
Dans tous les cas, étant donné la charge administrative supplémentaire que génèrent les corrections à devoir apporter aux documents inadéquats, nous nous réservons le droit de les refuser et d’en demander de nouveaux, correctement établis.
Merci pour votre compréhension.